Кому доверить деньги компании: как цифровой банкинг меняет распределение финансовых полномочий

Материал подготовлен в партнёрстве с PayForce.

Кто имеет право создавать платёж, кто должен его проверить, а кто – поставить окончательную подпись? В компании эти роли часто распределены между бухгалтером, финансовым директором и руководителем. Пока бизнес небольшой, договориться о порядке действий несложно. Но с ростом количества счетов, подразделений и финансовых операций эта схема требует более чётких правил. И здесь важно не только определить, кто имеет доступ к деньгам, но и понять, как банковский сервис помогает распределить полномочия и ответственность. Разбираемся, как цифровой банкинг может упростить финансовый контроль и при этом не превратить его в препятствие для работы компании.

Главный Telegram-канал банкиров

Подписаться

Один счёт – разные полномочия

Доступ к корпоративному счёту не означает, что каждый сотрудник имеет одинаковые права. Бухгалтеру может быть достаточно просматривать выписки, создавать платёжные документы и отслеживать их статус. Финансовому директору – проверять операции и согласовывать расходы, а руководителю – принимать окончательные решения по крупным или нетипичным платежам. На практике такая схема работает только тогда, когда её можно настроить в банковской системе.

Если все пользователи имеют одинаковые возможности, компании сложнее контролировать операции и устанавливать, кто именно их выполнил. Ошибка в реквизитах, неправильно согласованная сумма или перевод не тому контрагенту могут быть следствием не только человеческой невнимательности, но и неудачно организованного доступа.

Когда контроль начинает тормозить работу

Другая проблема возникает, когда все финансовые решения замыкаются на руководителе. Такой подход кажется надёжным: ни один платёж не состоится без его разрешения. Но если компания ежедневно рассчитывается с десятками поставщиков, директор рискует стать узким местом в каждом процессе. Особенно когда он в командировке или не может оперативно зайти в систему.

Выход здесь не в том, чтобы полностью передать контроль бухгалтерии, а в распределении операций по уровням ответственности. Регулярные платежи можно согласовывать по упрощённой процедуре, в то время как крупные или нетипичные должны проходить дополнительную проверку. Один сотрудник создаёт платёж, другой проверяет, третий подписывает.

Если система поддерживает такой порядок, руководителю не нужно вмешиваться в каждую операцию, но контроль над важными решениями сохраняется.

Доступы нужно пересматривать

Предоставить сотруднику доступ к счёту – лишь часть задачи. Не менее важно вовремя изменять или закрывать его, когда человек переходит на другую должность или увольняется. Иначе в системе могут оставаться учётные записи с полномочиями, которые уже не соответствуют обязанностям сотрудника.

Сами лимиты также должны соответствовать ролям: сотрудник, проводящий ежедневные расчёты, не обязательно должен иметь возможность переводить любую сумму. Для небольших расходов может хватить одного согласования, для крупных же понадобится дополнительная подпись.

Банкинг должен учитывать структуру бизнеса

Для предприятия с одним счётом и небольшой бухгалтерией распределение ролей обычно не представляет большой проблемы. Иначе обстоят дела у холдингов, торговых сетей и производственных компаний с несколькими юридическими лицами и региональными филиалами. Если банковская система не учитывает такую структуру, сотрудникам приходится переносить согласование в переписку, дублировать документы, а руководителям – тратить время на операции, которые могли бы выполняться без их участия.

Поэтому бизнес всё чаще оценивает не только тарифы, но и то, на какой платформе работает банк. Интегрируется ли она с учётной системой компании, позволяет ли работать с любого устройства и как быстро банк сможет добавлять новые функции, когда компания будет расти. От этого зависит, не придётся ли через несколько лет снова перестраивать финансовые процессы под ограничения банковской системы.

Эту логику учитывают и разработчики платформ корпоративного банкинга. Например, платформа iBank от PayForce — единая архитектура из более чем 20 готовых модулей для обслуживания физических лиц, ФЛП и бизнеса. Банк может комбинировать и настраивать модули под собственную стратегию и потребности клиентов, а значит — расширять сервисы вместе с ростом бизнеса без перестройки всей системы.

Для корпоративных клиентов iBank предусматривает разграничение ролей пользователей, управление доступом к документам и контроль их подписания. Если это поддерживает процессинг банка, можно настроить лимиты для отдельных пользователей и многоуровневые цепочки согласования. Благодаря массовому подписанию сотни платежей можно согласовать одним решением: руководитель сохраняет контроль над важными операциями, но не тормозит ежедневную работу финансовой команды.

Отдельно продуман мобильный доступ. Полнофункциональное приложение повторяет возможности веб-кабинета: в нём можно создавать и подписывать документы, обменивать валюту, управлять депозитами, кредитами и корпоративными картами. Второе приложение создано для владельцев, директоров и финансовых директоров. Руководитель видит финансовое состояние компании в реальном времени и может быстро подписать документы, которые подготовила бухгалтерия, даже в командировке.

Ещё одно важное направление — открытые API для интеграции с ERP и учётными системами. Благодаря им банковские операции передаются во внутренний учёт без повторного ввода данных, что сокращает ручную работу и риск ошибок. А готовность платформы к требованиям НБУ относительно открытого банкинга даёт банку основу для дальнейшего развития таких интеграций.

Дистанционная работа повышает требования к безопасности

По данным НБУ, на 1 января 2026 года дистанционно обслуживались 91,79% субъектов хозяйствования. Годом ранее таких было 89,85%. Онлайн-формат стал привычным для украинского бизнеса, но вместе с этим выросли требования к контролю доступа. Когда бухгалтер работает из дома, руководитель подписывает документы в командировке, а финансовый менеджер контролирует счета из другого города, компания должна быть уверена, что каждое действие выполняет именно уполномоченное лицо.

Для этого нужны персональные учётные записи, электронная подпись, многофакторная аутентификация и журнал действий пользователей. Общие пароли или передача доступов коллегам затрудняют установление ответственного в случае ошибки или мошенничества.

В то же время самих технологий недостаточно: компания должна определить, кто администрирует доступы, проверяет операции и отвечает за своевременное изменение полномочий.

Не контролировать каждый платёж, а установить правила

Цифровой банкинг не снимает с руководителя ответственности за финансы предприятия. Он позволяет иначе организовать её: вместо личного согласования каждой операции руководитель устанавливает правила, по которым работает финансовая команда.

Поэтому ценность корпоративного банкинга определяется не количеством функций в интерфейсе, а тем, может ли система учесть структуру конкретного бизнеса, его цепочки согласования и распределение ответственности — и сможет ли она развиваться вместе с компанией.