Кому довірити гроші компанії: як цифровий банкінг змінює розподіл фінансових повноважень

Матеріал підготовлений у партнерстві з PayForce.

Хто має право створювати платіж, хто повинен його перевірити, а хто – поставити остаточний підпис? У компанії ці ролі часто розподілені між бухгалтером, фінансовим директором і керівником. Поки бізнес невеликий, домовитися про порядок дій нескладно. Але зі зростанням кількості рахунків, підрозділів і фінансових операцій ця схема потребує чіткіших правил. І тут важливо не лише визначити, хто має доступ до грошей, а й зрозуміти, як банківський сервіс допомагає розподілити повноваження та відповідальність. Розбираємося, як цифровий банкінг може спростити фінансовий контроль і водночас не перетворити його на перешкоду для роботи компанії.

Головний Telegram-канал банкірів

Підписатися

Один рахунок – різні повноваження

Доступ до корпоративного рахунку не означає, що кожен працівник має однакові права. Бухгалтеру може бути достатньо переглядати виписки, створювати платіжні документи та відстежувати їхній статус. Фінансовому директору – перевіряти операції й погоджувати витрати, а керівнику – ухвалювати остаточні рішення щодо значних або нетипових платежів. На практиці така схема працює лише тоді, коли її можна налаштувати в банківській системі.

Якщо всі користувачі мають однакові можливості, компанії складніше контролювати операції та встановлювати, хто саме їх виконав. Помилка в реквізитах, неправильно погоджена сума або переказ не тому контрагенту можуть бути наслідком не лише людської неуважності, а й невдало організованого доступу.

Коли контроль починає гальмувати роботу

Інша проблема виникає, коли всі фінансові рішення замикаються на керівникові. Такий підхід здається надійним: жоден платіж не відбудеться без його дозволу. Але якщо компанія щодня розраховується з десятками постачальників, директор ризикує стати вузьким місцем у кожному процесі. Особливо коли він у відрядженні або не може оперативно зайти в систему.

Вихід тут не в тому, щоб повністю передати контроль бухгалтерії, а в розподілі операцій за рівнями відповідальності. Регулярні платежі можна погоджувати за спрощеною процедурою, тоді як великі чи нетипові мають проходити додаткову перевірку. Один працівник створює платіж, інший перевіряє, третій підписує.

Якщо система підтримує такий порядок, керівникові не потрібно втручатися в кожну операцію, але контроль над важливими рішеннями зберігається.

Доступи потрібно переглядати

Надати працівникові доступ до рахунку – лише частина завдання. Не менш важливо вчасно змінювати або закривати його, коли людина переходить на іншу посаду чи звільняється. Інакше в системі можуть залишатися облікові записи з повноваженнями, які вже не відповідають обов’язкам працівника.

Самі ліміти також мають відповідати ролям: працівник, який проводить щоденні розрахунки, не обов’язково повинен мати змогу переказувати будь-яку суму. Для невеликих витрат може вистачити одного погодження, для значних же знадобиться додатковий підпис.

Банкінг має враховувати структуру бізнесу

Для підприємства з одним рахунком і невеликою бухгалтерією розподіл ролей зазвичай не становить великої проблеми. Інакші справи у холдингів, торговельних мереж і виробничих компаній із кількома юридичними особами та регіональними філіями. Якщо банківська система не враховує такої структури, працівникам доводиться переносити погодження в листування, дублювати документи, а керівникам – витрачати час на операції, які могли б виконуватися без їхньої участі.

Тому бізнес дедалі частіше оцінює не лише тарифи, а й те, на якій платформі працює банк. Чи інтегрується вона з обліковою системою компанії, чи дає змогу працювати з будь-якого пристрою і як швидко банк зможе додавати нові функції, коли компанія зростатиме. Від цього залежить, чи не доведеться через кілька років знову перебудовувати фінансові процеси під обмеження банківської системи.

Цю логіку враховують і розробники платформ корпоративного банкінгу. Наприклад, платформа iBank від PayForce — єдина архітектура з понад 20 готових модулів для обслуговування фізичних осіб, ФОП і бізнесу. Банк може комбінувати й налаштовувати модулі під власну стратегію та потреби клієнтів, тож розширювати сервіси разом із ростом бізнесу без перебудови всієї системи.

Для корпоративних клієнтів iBank передбачає розмежування ролей користувачів, управління доступом до документів і контроль їх підписання. Якщо це підтримує процесинг банку, можна налаштувати ліміти для окремих користувачів і багаторівневі ланцюжки погодження. Завдяки масовому підписанню сотні платежів можна погодити одним рішенням: керівник зберігає контроль над важливими операціями, але не гальмує щоденну роботу фінансової команди.

Окремо продумано мобільний доступ. Повнофункціональний застосунок повторює можливості вебкабінету: у ньому можна створювати й підписувати документи, обмінювати валюту, керувати депозитами, кредитами та корпоративними картками. Другий застосунок створено для власників, директорів і фінансових директорів. Керівник бачить фінансовий стан компанії в реальному часі й може швидко підписати документи, які підготувала бухгалтерія, навіть у відрядженні.

Ще один важливий напрям — відкриті API для інтеграції з ERP та обліковими системами. Завдяки їм банківські операції передаються до внутрішнього обліку без повторного введення даних, що скорочує ручну роботу й ризик помилок. А готовність платформи до вимог НБУ щодо відкритого банкінгу дає банку основу для подальшого розвитку таких інтеграцій.

Дистанційна робота підвищує вимоги до безпеки

За даними НБУ, на 1 січня 2026 року дистанційно обслуговувалися 91,79% суб’єктів господарювання. Роком раніше таких було 89,85%. Онлайн-формат став звичним для українського бізнесу, але разом із цим зросли вимоги до контролю доступу. Коли бухгалтер працює з дому, керівник підписує документи у відрядженні, а фінансовий менеджер контролює рахунки з іншого міста, компанія має бути впевнена, що кожну дію виконує саме уповноважена особа.

Для цього потрібні персональні облікові записи, електронний підпис, багатофакторна автентифікація та журнал дій користувачів. Спільні паролі або передавання доступів колегам ускладнюють встановлення відповідального в разі помилки чи шахрайства.

Водночас самих технологій недостатньо: компанія має визначити, хто адмініструє доступи, перевіряє операції та відповідає за своєчасну зміну повноважень.

Не контролювати кожен платіж, а встановити правила

Цифровий банкінг не знімає з керівника відповідальності за фінанси підприємства. Він дає змогу інакше організувати її: замість особистого погодження кожної операції керівник встановлює правила, за якими працює фінансова команда.

Тому цінність корпоративного банкінгу визначається не кількістю функцій в інтерфейсі, а тим, чи може система врахувати структуру конкретного бізнесу, його ланцюжки погодження та розподіл відповідальності — і чи зможе вона розвиватися разом із компанією.